Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года

С начала 2020 г. в РФ введены трудовые книжки в электронном формате. Предполагается, что цифровой документ упростит для россиян доступ к данным о собственной рабочей деятельности. При этом работодатели получат новые возможности для ведения учета кадров. На ЭТК возможно перейти добровольно, а бумажные версии разрешается сохранить на необходимое время.

Законодательные требования

Нововведения потребовали корректировок в трудовом и пенсионном законодательстве. Изменения затронут следующие моменты:

  • Формирование сведений о профдеятельности человека в цифровой форме;
  • Обязанность субъектов хозяйствования по подаче данных в ПФР по поводу профдеятельности персонала (с 01.01.2020);
  • Сдача отчетности по периодам работы граждан в форматах СЗВ-ТД и СЗИ-ТД.

В отношении компаний, которые не соблюдают требования к срокам сдачи, передают неверную или неполную информацию, предусмотрено применение административной ответственности.

Ключевые моменты по ЭТК

У трудовых книжек цифрового формата не будет CD-карт, флеш-накопителей и других физических носителей. Просмотр информации возможен в персональном кабинете на веб-ресурсе ПФР, интернет-портале Госуслуг.

Данные на бумаге заказывают и получают у нанимателя. Предоставлением письменной информации будут заниматься ПФР, многофункциональные центры. Для предоставления услуги не имеет значения место регистрации, трудовой деятельности физлица.

ЭТК обладают несколькими преимуществами:

  • Удобство, быстрота, простота получения информации по периодам профдеятельности сотрудниками;
  • Сокращение числа неточностей, ошибок и неверных данных;
  • Возможности по дистанционному трудоустройству;
  • Сокращение финансовых и трудозатрат организации на закупку, ведение, хранение документации на бумаге;
  • Возможность оформления пенсионных выплат удаленно без подтверждения документами (по лицевому счету);
  • Использование информации из ЭТК при оформлении госуслуг;
  • Анализ данных по профдеятельности граждан госорганизациями и фирмами;
  • Повышение степени безопасности, обеспечение конфиденциальности данных.

В ЭТК будут содержаться те же сведения, что и в бумажных аналогах. Это касается сведений о:

  • Сотруднике;
  • Датах трудоустройства, перевода, увольнения;
  • Места работы;
  • Типа перемещений кадров;
  • Должности и профессии, квалификации и специальности;
  • Документального основания с указанием нумерации и даты документа;
  • Причинах, по которым расторгаются соглашения с персоналом.

Особенности внедрения ЭТК

ЭТК вводятся уже с 01.01.2020 г. У любого работающего гражданина имеется право решить, желает ли он переходить на цифровую форму данных по профдеятельности. 

Исключение сделано для сотрудников, впервые трудоустраиваемых с 2021 г. Им сразу будут оформлены ЭТК без бумажного носителя.

Всем остальным работникам нужно до завершения 2020 г. письменно проинформировать нанимателей по поводу желаемого метода ведения трудовой книжки. Заявки принимаются в свободном формате, но компания вправе подготовить для этого единый бланк. 

При подаче сотрудником заявки на ведение ЭТК, бумажный вариант передается ему на руки на хранение. Предварительно ставится отметка об оформлении цифрового аналога. Для сотрудников, заявивших о желании оставить документ в бумажной форме, наниматель ведет документацию в обоих форматах: электронном и на бумаге. Для лиц, не подавших в 2020 г. никаких заявок, ведутся бумажные документы. 

Важно! Заявки сотрудников хранятся в базе у ПФР. При устройстве к иному нанимателю человек сохраняет право внесение данных в бумажный вариант трудовой книжки.

Для введения ЭТК в 2020 г. нужно:

  • Принять либо скорректировать документацию организации, учитывая позицию профсоюза;
  • Разработать и вынести на обсуждение с представителями персонала корректировки к коллективным, трудовым соглашениям;
  • Подготовиться к предоставлению сведений по периодам рабочей деятельности персонала по законодательству;
  • К 30 июня письменно проинформировать всех работников о корректировках, связанных с ЭТК, предоставить право написания заявлений по поводу выбора формы документа.

Нанимателям предстоит ежемесячно сдавать данные о кадровых мероприятиях в срок до 15 числа последующего месяца. Эта информация станет основанием при формировании ЭТК.

Оформление ЭТК

Работая с ЭТК, следует учесть некоторые нюансы:

  • Человек вправе выбрать для себя вид документа и сообщить о собственном решении нанимателю письменной заявкой до завершения 2020 г.;
  • При первом трудоустройстве, начиная с 2021 года, трудовые книжки заполняются только в цифровой форме;
  • Наниматель сдает в ПФР отчетность по кадровым перемещениям персонала до 15 числа месяца, наступившего за кадровым перемещением. С 2021 г. эти данные сдаются на протяжении одного рабочего дня с момента действия;
  • Данные из ЭТК считаются персональными и не должны разглашаться посторонним лицам;
  • Передача данных для внесения в ЭТК осуществляется по аналогии с иными бумагами для фонда;
  • Сотрудник вправе получить информацию из ЭТК по запросу в электронной форме или на бумаге, обратившись к нанимателю, в ПФР либо МФЦ;
  • Оба варианта трудовой книжки содержат полностью идентичные сведения;
  • При устройстве на работу, человек может передать нанимателю сведения по периодам своей профдеятельности на бумаге или электронном носителе для учета кадров;
  • На этапе увольнения гражданину предоставляются данные по периодам работы на бумаге или электронном носителе;
  • В ЭТК не отображаются награждения.

Нанимателям надо провести подготовку к введению ЭТК, предоставить возможность подачи данных посредством 1С Зарплата и управление персоналом. В ней формируются кадровые сведения без неточностей, из-за которых возможны разбирательства с ПФР. 

Получение информации, содержащейся в ЭТК

В персональном кабинете на веб-ресурсе ПФР, на Госуслугах возможно получение информации из ЭТК. Вход осуществляется после регистрационной процедуры, получения учетной записи в ЕСИА на Госуслугах. Далее кабинетом на сайте ПФР возможно воспользоваться с паролем и логином. 

Передать заявку на получение выписки на бумаге можно:

  • По последнему месту трудоустройства;
  • В подразделении ПФР;
  • МФЦ.